Splošni pogoji obdelave osebnih podatkov pri skupinskem delu (delavnice, skupine)
V skladu z GDPR in Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2)
1. Splošne določbe
Ti splošni pogoji urejajo obdelavo osebnih podatkov udeležencev skupin in skupinskih delavnic, ki jih izvaja podjetje RLI Zasebna praksa Božič d.o.o., Gregorčičeva ulica 25, 5000 Nova Gorica, matična številka: 9254404000 (v nadaljevanju: organizator).
S prijavo na delavnico udeleženec potrjuje, da je s temi pogoji seznanjen, jih razume in se z njimi strinja. Ti pogoji dopolnjujejo skupni delovni dogovor posamezne delavnice in veljajo poleg njega.
2. Kategorije podatkov, ki jih zbiramo
- Osnovni kontaktni podatki (ime, priimek, e-poštni naslov, telefonska številka) — zbrani preko prijavnega obrazca, vezanega na ločen seznam “Prijava na delavnico”, ki je ločen od splošnega seznama prejemnikov e-novic.
- Podatki, potrebni za izvedbo delavnice in izstavitev računa (naslov, morebitni podatki za izstavitev računa na pravno osebo, izbrana dinamika plačila) — zbrani preko spletne prijavnice.
- Podatki o motivaciji in osebnih izzivih, ki jih udeleženec navede v odprtih vprašanjih prijavnice, z namenom priprave vodje na delo s skupino.
- Neobvezni podatki, ki lahko razkrivajo podatke o duševnem zdravju (npr. vprašanje o izkušnjah s psihoterapijo) — ti podatki niso pogoj za oddajo prijave in jih udeleženec posreduje prostovoljno.
3. Nameni obdelave
- izvedbo prijavnega postopka in rezervacijo mesta na delavnici,
- pripravo vodje na delo s skupino in posameznim udeležencem,
- izstavitev računa in izpolnjevanje računovodskih in davčnih obveznosti,
- komunikacijo, vezano na konkretno delavnico (obvestila, urnik, gradiva, spremembe termina, etc.).
Podatki, zbrani za namen delavnice, se ne uporabljajo za splošno trženjsko komunikacijo (npr. e-novice) in se ne združujejo s splošno kontaktno bazo organizatorja, razen če udeleženec za to poda ločeno in izrecno privolitev (npr. z lastno prijavo na e-novice).
4. Pravna podlaga za obdelavo
- Za osnovne kontaktne in plačilne podatke: izvajanje pogodbe oziroma predpogodbenih ukrepov na zahtevo udeleženca (6. člen (1)(b) GDPR).
- Za podatke, potrebne za izstavitev računa in izpolnjevanje davčnih obveznosti: zakonska obveznost organizatorja (6. člen (1)(c) GDPR).
- Za neobvezne podatke, ki lahko razkrivajo podatke o duševnem zdravju: izrecna privolitev udeleženca (9. člen (2)(a) GDPR). To privolitev udeleženec poda ločeno, z lastnim potrditvenim poljem v prijavnici, in jo lahko kadarkoli prekliče, ne da bi to vplivalo na veljavnost njegove prijave na delavnico.
5. Obdobja hrambe
- Podatki, vezani na izstavljene račune in plačila, se hranijo v skladu z veljavno davčno in računovodsko zakonodajo (praviloma 10 let od izdaje računa).
- Podatki, vezani izključno na vsebino in potek delavnice (npr. odgovori na odprta vprašanja o motivaciji, neobvezni podatki o psihoterapevtskih izkušnjah), se hranijo največ do zaključka delavnice in razumnega obdobja po njej za morebitno naknadno podporo udeležencu, nato pa se izbrišejo, razen če zakon zahteva drugače ali če udeleženec izrecno zaprosi za daljšo hrambo (npr. zaradi nadaljnjega sodelovanja).
- Osnovni kontaktni podatki na ločenem seznamu “Prijava na delavnico” se hranijo do zaključka delavnice in razumnega obdobja po njej, nato pa se izbrišejo, če udeleženec ni ločeno in izrecno pristal na nadaljnjo komunikacijo (npr. e-novice).
6. Prejemniki in obdelovalci podatkov
Organizator pri obdelavi podatkov uporablja naslednje zunanje ponudnike storitev (obdelovalce), ki delujejo v skladu s pogodbami o obdelavi podatkov in ustrezno tehnično zaščito:
- ponudnik storitve e-poštnega komuniciranja (MailerLite) — za osnovne kontaktne podatke na ločenem seznamu,
- ponudnik storitve spletnih obrazcev (Google Forms) — za podatke, zbrane preko prijavnice,
- računovodski servis — za podatke, potrebne za izstavitev in vodenje računov.
Podatki se ne posredujejo tretjim osebam za namene, ki niso navedeni v teh pogojih, razen kadar to zahteva zakon.
7. Pravice posameznika
Udeleženec ima pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov, njihovega popravka, izbrisa, omejitve obdelave, ugovora obdelavi ter pravico do prenosljivosti podatkov, kolikor to dopušča narava obdelave in veljavna zakonodaja. Za uveljavljanje teh pravic se lahko obrne na organizatorja na info@psihoterapijabozic.si.
Udeleženec ima pravico do pritožbe pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije, če meni, da obdelava njegovih osebnih podatkov krši veljavno zakonodajo.
8. Varnost podatkov
Organizator izvaja ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, izgubo ali zlorabo, upoštevajoč naravo in občutljivost podatkov, ki jih obdeluje.
9. Spremembe teh pogojev
Organizator si pridržuje pravico do spremembe teh pogojev kadarkoli in brez predhodnega obvestila. Spremembe začnejo veljati z dnem objave na spletni strani.
10. Datum zadnje revizije
23. avgust 2026
Ta dokument dopolnjuje splošno Pravno obvestilo in se uporablja specifično za obdelavo osebnih podatkov v okviru skupinskega dela in delavnic.
Tina in Samo Božič